Выставка. За несколько дней до начала

04.09.2009 журнал "Мир климата"

Итак, осталось несколько дней до начала выставки. Позади - длительный процесс подготовки, впереди - основное событие года, ради которого было сделано так много:
Самое важное сейчас - не разбрасываться, не суетиться и сосредоточиться на главном.
САМООРГАНИЗАЦИЯ
Прежде всего, абстрагируйтесь от предвыставочной лихорадки, охватывающей всех и вся в эти дни. Спокойно сядьте и подумайте, что Вы должны сделать в ходе выставки. Сформируйте так называемую папку организатора, куда Вы будете аккуратно складывать все документы, необходимые для участия в выставке. Помимо счетов и писем от организаторов, туда подшиваются список мобильных телефонов сотрудников и партнеров, график работы сотрудников на стенде, график проведения переговоров на стенде, планировка и макет стенда (для контроля работы застройщиков), список рекламной продукции и другие важные для Вас материалы.
Проверьте Ваш мобильник на предмет наличия зарядного устройства и денег на счете. Выясните также как работает мобильный телефон (уровень сигнала) в различных местах выставочной площадки.
Получите у руководства форс-мажорные деньги - на предмет экстренных проплат организаторам или затройщикам и вообще "на всякий пожарный":
Оговорите с руководством кандидатуру Вашего помощника - любого адекватного сотрудника, который во время выставки смог бы Вам помочь или отчасти подменить Вас в условиях острого дефицита времени.
РАБОТА С ОРГАНИЗАТОРАМИ ВЫСТАВКИ
Вы уже успели оплатить все счета организаторов? Согласитесь, что особых затруднений у Вас это не вызвало. Ничего сложного не будет и в подготовке писем на ввоз-вывоз рекламных материалов и оборудования, в оформлении доверенностей и получении монтажных пропусков и бейджей, в подготовке накладных для провоза техники и другой документации. Просто сделайте это вовремя, в указанные организаторами сроки.
На всякий случай заготовьте себе несколько пустых бланков с печатями Вашей компании (мало ли что). И не волнуйтесь - еще никогда ни один экспонент не оставался за порогом выставочного центра.
За прочими текущими делами и заботами не забывайте о том, что у вас есть реальная возможность в будущем году получить гораздо более выгодное место за те же деньги - бронировать площади на следующую выставку лучше уже в ходе этой выставки. Принцип "кто раньше встал, того и тапки" здесь работает в полную силу.
РАБОТА ВНУТРИ КОМПАНИИ
Персонал на выставке. Залогом успешного проведения выставки является квалифицированная работа сотрудников на стенде Вашей компании. А поэтому за два-три дня до выставки, по согласованию с руководством, проведите собрание стендистов и проинструктируйте всех задействованных на выставке сотрудников о графике работы и их обязанностях. Раньше проводить собрание не стоит, дабы сказанное не забыли. Позже не рекомендуем, потому что может не хватить времени для решения вопросов, которые, как правило, совершенно неожиданно "всплывают" на том же собрании.
Выступая на собрании, расскажите о целях участия компании в выставке, назовите бюджет выставки - чтобы все поняли, что выставка - весьма серьезное мероприятие. Приведите несколько удачных и неудачных примеров участия в выставках, коснитесь темы поощрения особо отличившихся на выставке сотрудников.
Говоря о правилах поведения на стенде и конкретных обязанностях каждого работника, обратите особое внимание на порядок заполнения и передачи Вам анкет с новыми контактами. Не забудьте сообщить всем номер своего мобильного телефона.
Каждый сотрудник фирмы должен усвоить тот непреложный факт, что по всем вопросам, возникающим во время выставки, он должен обращаться, прежде всего, к Вам. У руководства свои задачи и свой график работы, и беспокоить по мелочам его не следует.
Сделайте памятку для менеджеров, работающих на выставке, и распространите ее среди стендистов непосредственно на собрании. Тезисный вариант такой памятки приводится ниже.
Водители и Ваши монтажники. Непременный атрибут каждой выставки - это очереди из машин на завоз оборудования. Поэтому Ваша "Газель" должна быть там первой.
Используя полномочия, делегированные Вам руководством, зарезервируйте заранее на день заезда необходимый Вам транспорт.
Заранее предупредите водителей, что предстоит долгий и совершенно ненормированный рабочий день. Сообщите им время прибытия к выставочному центру (а не время Вашего совместного выезда с фирмы) и пусть планируют свои пробки сами:
Монтажники экспозиции также должны прибыть на стенд строго в указанное Вами время. Причем чем больше - тем лучше. Лишних сотрудников во время монтажа стенда не бывает - пусть караулят экспонаты. Жестко пресекайте ускоренный монтаж, нытье и попытки филонить.
Вы теперь живете на выставочной площадке и оттуда, а не из офиса, руководите всей подготовкой к выставке.
Руководство компании. Выясните у руководства компании их планы на время выставки. Нужно понять каким образом запланированные руководителями встречи отразятся на работе стенда и Вашем рабочем графике и что следует дополнительно предусмотреть в плане организации этих переговоров.
Проинформируйте руководителей об основных мероприятиях, которые пройдут в рамках выставки.
Заранее предоставьте руководителям внятную схему проезда, пропуска и место на стоянке. Убедитесь, что руководству известен номер Вашего мобильного телефона и номер телефона Вашего заместителя.
Руководителю должно быть на выставке хорошо:
РАБОТА С ЗАСТРОЙЩИКОМ
Не снимайте руку с пульса - постоянно контролируйте процесс строительства Вашего стенда. Даже очень хорошие застройщики обычно ориентируются исключительно на себя и запаздывают со сдачей стенда, забывая о том, что Вам также нужно время для монтажа экспозиции.
Согласуйте с застройщиком и время завоза экспонатов, и последовательность монтажа экспозиции - пусть в первую очередь покрасят те панели, где будут монтироваться Ваши кондиционеры, а уже потом занимаются дизайнерскими изысками.
Вместе с тем, потом лишний раз не "дергайте" застройщиков и не паникуйте - они делают уже не первую выставку, и Ваш стенд все равно в том или ином виде, но будет готов к сроку.
Все промахи, огрехи и отклонения от согласованного проекта спокойно фиксируйте - пригодится, когда будете проводить окончательный расчет с застройщиком сразу же после завершения выставки.
ПАМЯТКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ, УЧАСТВУЮЩИХ В ВЫСТАВКЕ (ТЕЗИСЫ)
ДЕНЬ НА ВЫСТАВКЕ КОРМИТ ГОД
Ваша компания вложила значительные средства в участие в выставке. Бюджет мероприятия в несколько раз больше, чем годовая зарплата каждого из Вас. Это вложения в будущее компании, в ее развитие. Но сейчас только от Вас зависит, заработает ли Ваша компания (и Вы) деньги и новых партнеров или подарит все это Вашим конкурентам:
ВЫСТАВКА - НЕ ОТДЫХ ОТ РАБОТЫ
Выставка - не лишний выходной, не отдых от работы и не место для решения своих личных проблем. Общение на выставке - серьезный и очень квалифицированный труд, за который Вам, кстати, платят деньги: Спросите профессиональных переговорщиков: за два часа напряженных деловых встреч они выматываются больше, чем за сутки спокойной работы.
СУБОРДИНАЦИЯ НА ВЫСТАВКЕ
Вы можете быть руководителем департамента, акционером фирмы и подчиняться напрямую только генеральному директору. Но на время выставки у Вас есть только один руководитель - руководитель стенда. И подчиняетесь Вы только ему.
Если возникла необходимость выезда на объект, срочного присутствия в офисе и так далее, то эти вопросы необходимо решать только с руководителем стенда. Не через его голову, а только с ним!
Не забудьте заранее записать мобильный телефон руководителя стенда и запомните его наизусть.
НА ВЫСТАВКУ ПРИХОДЯТ ЗА ЧАС ДО ОТКРЫТИЯ
На выставку необходимо приходить, как минимум, за час до ее открытия для посетителей. Этот час необходим для того, чтобы Вы помогли разложить рекламные и информационные материалы, привели в порядок себя и свое рабочее место, выслушали задания от руководителя стенда. А потом выпили чашечку кофе - и были готовыми к встрече первых посетителей.
Пробки на дорогах, бурно проведенная ночь и сломанный будильник не являются Вашим оправданием. Но если неожиданно возникли осложнения - первым и заранее позвоните руководителю стенда.
ДРЕСС-КОД ВЫСТАВКИ
Вы можете быть креативным человеком с длинными волосами, серьгой в носу, а на работу, если это Вам позволяется, ходить в драных джинсах и гламурном свитере. Но выставка - это официальное мероприятие со своим жестким дресс-кодом - правилами к внешнему виду.
Здесь норма: аккуратная прическа, костюм, галстук и начищенная до блеска обувь. Приветствуются также приятный запах от тела и изо рта, отсутствие грязи под ногтями и сугробов перхоти на плечах. Берите пример с лауреатов Нобелевской премии, среди которых - все великие, но все без исключения уважают правила церемонии и других Великих.
И не забудьте взять с собой авторучку, визитки, щетки для чистки одежды/обуви и расческу.
СТАНЬТЕ НЕМНОГО ШОУМЕНОМ
Работающий на выставке менеджер - всегда немного шоумен. Он должен элегантно и легко показать новое оборудование, умудрившись не сломать и не повредить его во время показа (знаменитое "брюки превращаются").
Во время беседы с посетителем и партнером особенное внимание обратите на свои жесты. Не "закрывайтесь" от собеседника складывая на груди руки и перекрещивая ноги, не ежьтесь, не чешитесь, не дергайте ногой, выдавая тем самым свою нервозность. Не ковыряйтесь в носу! И ради всего святого, стоя перед посетителем, не складывайте руки, как футболисты в "стенке" перед штрафным.
ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ ПРАВИЛЬНОГО СТИЛЯ ОБЩЕНИЯ
Как заискивающий, так и снисходительный стиль общения не годится. Вы должны разговаривать с собеседником дружески и уважительно. Старайтесь обаять собеседника, понравиться ему. Больше улыбайтесь, даже в отсутствие посетителей.
Избегайте вульгаризмов, жаргонизмов и слов-паразитов. Не спешите сказать, что думаете. Следите за тем, что и как говорите.
НЕ ОГОЛЯЙТЕ ФРОНТ
Ресепшен - это передовой рубеж на выставке. Без команды руководителя стенда, ни один боец не имеет права покидать поле боя - стенд, а тем более передовую.
Помните, что одно правило на выставке всегда работает на 100 %: Ваш босс появляется незаметно, всегда около ресепшена и всегда в тот момент, когда происходит сбой в работе стенда.
ГОТОВЬТЕСЬ К ПЕРЕГОВОРАМ С ВАШИМИ СТАРЫМИ ПАРТНЕРАМИ
Времена, когда выставка была исключительно источником новых партнеров, давно прошли. Во многих случаях сейчас важнее удержать старого партнера, чем найти нового. Посмотрите, вокруг Вас стоят и улыбаются конкуренты, которые первые воспользуются Вашими просчетами.
Вот почему нужно особенно тщательно готовиться ко встрече со старыми дилерами. Заранее продумайте план беседы, правильно расставьте акценты и просчитайте итоговые варианты встречи. Подготовьте индивидуальное предложение по сотрудничеству, подкрепите его компактной, но значимой подборкой полезной информации. Здесь как раз тот случай, когда можно посидеть за чашечкой коньяка - ведь не каждый день к Вам приходит Ваш друг.
ИЗБИРАТЕЛЬНО ПОДХОДИТЕ К НОВЫМ ПОСЕТИТЕЛЯМ
Каждый новый посетитель - ценен.
Каждый клиент - всегда прав. Это правило также никто не отменял.
Однако не каждый посетитель - Ваш потенциальный клиент.
Поэтому одним - подарите фирменный пакет или ручку, и пусть идут себе с миром, а для других уделите максимум своего времени.
В умении выбрать - и заключается Ваш профессионализм.
ФИКСИРУЙТЕ ВСЮ ИНФОРМАЦИЮ
Один день выставки равен месяцу работы в обычных условиях. Поэтому не надейтесь на свою память и все (до мелочей!) записывайте. Восстановить всю важную информацию по памяти на следующий день будет уже невозможно. Да и некогда уже будет:
Не оставляйте на ресепшене заполненные анкеты и свои записи - их обязательно по ошибке унесет Ваш коллега или сложит в мусорный контейнер добросовестная уборщица выставочного центра. Секунда невнимания - и целый день работы (который кормит год) пойдет коту под хвост.
ФОРС МАЖОРЫ
Ни одна выставка не обходится без маленьких форс мажоров. Сохраняйте хладнокровие и улыбку в любой ситуации. У Вашего стенда может обвалиться второй этаж или исчезнуть электричество. Так и было задумано, это - наш креативный ход! Ваш коллега может заболеть. Ну что ж - его потенциальные клиенты будут работать со мной!
Любые минусы можно легко обратить в плюсы и в любой ситуации нужно оставаться на высоте. И только паника на Вашем лице оттолкнет от Вас посетителя.
РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ НЕ ЗАКАНЧИВАЕТСЯ С ЕЕ ЗАКРЫТИЕМ
Не думайте, что датой окончания Вашего участия в выставке будет дата ее закрытия. Для того, чтобы выставка принесла пользу компании, Вам предстоит не только потрудиться на стенде, но и серьезно поработать с полученной в ходе выставки информацией, прежде всего, с наработанной контактной базой.
Ведь основным критерием эффективности выставки для климатических фирм всегда была отдача от наработанных контактов, когда усилиями менеджеров контакты перерастают в контракты и реальную прибыль:
Обратная связь

Задайте интересующий Вас вопрос нашим специалистам

Задать вопрос
Ваш E-mail:

Отправить

Контакты

Россия, 196608, г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, ул. Новодеревенская, д. 19, лит. А.  

Карта проезда

тел: +7 812 334-89-37, 334-89-36
E-mail: commerce@expogradi.ru