Выставочный стенд: шаг за шагом на пути к успеху

20.02.2012

На время проведения выставки стенд становится «лицом» компании и  инструментом продаж. От того, каким образом вы представите компанию, насколько эффективно вы используете выставочное пространство, будет зависеть успех вашего мероприятия. Участие в выставке сегодня обходится недешево для экспонентов, основные статьи расходов приходятся на аренду и застройку выставочной площади, поэтому основное внимание при подготовке к выставке следует уделить детальной проработке проекта вашего стенда.

После того как вы проанализировали рынок выставочных услуг и остановили свой выбор на одном из застройщиков стендов, начинается основной этап подготовки к выставке – подготовка экспозиции стенда. 
Создание стенда, как и любой производственный процесс, осуществляется в несколько этапов, каждый из которых имеет свой временной, денежный и человеческий ресурс. Поэтому важно на вceх этaпaх cлeдовaть опрeдeлeнному алгоритму. 

Концепция стенда

Для того чтобы стать эффективным инструментом коммуникации, стенд должен донести до аудитории определенную мысль – идею или концепцию. Сегодня ювелирная выставка, как и любая другая, является местом конкурентной борьбы, где ювелирные изделия представляют различные  экспоненты.  Через проход от вас будет представлена компания, выпускающая ту же продукцию, что и вы. Поэтому очень важно продумать, как отличить ваш стенд от десятка других подобных стендов, как привлечь посетителя именно на ваш стенд и как побудить клиента сделать покупку на вашем стенде. Каждый стенд несет определенный посыл покупателю, и если вы его не продумали, то посетитель додумает его за вас, что может оказаться совсем не тем, что вы ожидали.
Даже самая  профессиональная компания не сможет создать оптимальный стенд, если вы сами не поймете, зачем он вам нужен и о чем он должен «говорить». Перед началом работы по созданию стенда, необходимо четко представлять цели участия компании в выставке. Чем точнее вы определите свои цели и задачи, тем больше у вас шансов достичь их. 
Определив цели, вы поймете, что необходимо представить на стенде. 

Техническое задание

Оптимальное время для начала работы над стендом – за пол года до выставки. 
Перед тем как приступить к созданию стенда, профессиональная компания-застройщик предложит вам заполнить бланк технического задания, на основании которого она приступит к дизайну.
Помимо обязательной информации (даты и места проведения выставки, размера арендованной площади, конфигурации стенда) советуем предоставить застройщику требуемые дополнительные данные. Например, информация о планируемом количестве контактов и портрет потенциального клиента помогут дизайнерам в проектировании комфортных переговорных зон, количество и размеры экспонатов и витрин – в создании эффективного пространства стенда. Понимание суммы планируемого бюджета позволит застройщику подобрать оборудование и материалы для строительства стенда в рамках вашего бюджета. 
На основании подробного и грамотно сформулированного технического задания застройщик сможет создать стенд, максимально отвечающий требованиям и задачам вашей компании.

Дизайн и проект

Все дизайнерские решения при создании стенда должны быть не только креативными и интересными, но и технически продуманы. Поэтому не стоит отдавать разработку макета стенда штатному дизайнеру, фрилансеру или сторонней компании. Создание макета стенда и его строительство должны выполняться силами одной компании. Разрабатывая дизайн стенда, компания застройщик основывается на технических параметрах выставочных конструкций, их наличии на складе, а также на возможностях собственного производства.  
Результатом работы дизайнера и конструктора будет графическое трехмерное изображение стенда и технический проект, которые вам предоставит застройщик. 
Помните, что удачные идеи привлекают внимание, воздействуют на эмоции и мотивируют посетителей к действиям. Посетитель выставки, идущий по проходу в выставочном павильоне, тратит около 5 секунд на принятие решения о том, стоит ли ему подойти к данному стенду или нет. Протестируйте свой стенд, будет ли у посетителя возможность за пять секунд зрительного контакта:
- обратить внимание на ваш стенд. Обязательно используйте хорошее освещение и, по возможности, движущиеся объекты.
- Идентифицировать компанию. Логотип и название компании должны быть видны со всех сторон стенда и написаны крупно и разборчиво. 
- Определить, в чем преимущества товаров и услуг компании.
Очень важно выдержать баланс между креативностью и функциональностью. Стенд должен получиться не только ярким и запоминающимся, но и быть комфортным для работы сотрудников и переговоров с клиентами. Разбросанные коробки, одежда на спинках стульев, в случае, если вы не рассчитали или не предусмотрели подсобное помещение, теснота переговорных зон, если вы не правильно рассчитали поток посетителей и спланировали пространство, отрицательно повлияют на общий образ стенда и эффективность работы на нем. 

Производство

После согласования дизайна проект переходит на стадию производства, где осуществляется согласование и выбор требующихся материалов, и, непосредственно, изготовление выставочного стенда. На этом этапе вы сможете снизить стоимость проекта в зависимости от используемых материалов. 
Мы советуем вам посетить производство застройщика, чтобы протестировать отдельные элементы стенда, если они этого требуют. Специфика ювелирной отрасли требует хорошего освещения стенда и представленных на нем ювелирных изделий. Поэтому рекомендуем заранее создать и протестировать экспериментальные выставочные витрины, подобрать к ним нужное освещение, убедиться, что ювелирные изделия в них будут сверкать и привлекать внимание покупателей.

Аккредитация

В установленный срок до начала выставки застройщик должен пройти аккредитацию в выставочном центре. На согласование предоставляются тeхничecкиe рacчeты, рaбочиe чeртeжи, электричecкиe cхeмы подключения оcвeщeния, cхeмы уcтaновки aкуcтичecких cиcтeм на стенде и другая документация. Не получив аккредитацию, компания застройщик просто не будет допущена к строительству стенда. Так как строительство и сдача стенда это обоюдный проект, в успехе которого заинтересованы обе стороны, и застройщик, и экспонент, советуем вам не затягивать с утверждением проекта и подписывать проект в срок. Утверждение проекта стенда как минимум за полтора месяца до выставки поможет избежать форс-мажорных ситуаций. 

Монтаж и демонтаж стенда

В установленные дни строительная бригада оформляет все необходимые документы, разрешающие въезд на территорию выставочного комплекса, и приступает к монтажу конструкций, художественному оформлению, расстановке экспонатов и электроподключению. 
Рекомендуем, чтобы ответственный за выставочный проект менеджер или руководитель постоянно присутствовал на монтаже стенда. В случае необходимости, это поможет оперативно внести дополнения или изменения, решить организационные вопросы, которые требуют вашего согласования. 
Как правило, организаторы выделяют около 2-3 дней на монтаж выставочных стендов. Иногда  застройщикам приходится приложить максимум усилий, чтобы в такой минимальный срок довести до совершенства эксклюзивный стенд. Например, краска  и штукатурка должны как следует высохнуть, прежде чем начнется следующий этап отделочных работ. Поэтому нет ничего страшного, если к моменту вашего заезда  на монтаж, застройщик будет продолжать чистовые оформительские работы снаружи стенда. 
Заранее согласуйте с застройщиком время завоза ваших экспонатов и рекламных материалов. Не забывайте, что вам также нужно время и место для их размещения.
Контролируйте процесс строительства вашего стенда и при этом лишний раз не "дергайте" застройщика. Он  - профессионал, который  построил уже ни один стенд.
После окончания выставки и вывоза оборудования экспонентом,  компания застройщик осуществляет демонтаж стенда: разбор конструкции, упаковку груза и вывоз экспонатов. 

Итог

После проведения выставки наступает один из самых важных этапов – анализ эффективности вашего проекта. Успех и эффективность участия в выставке зависят от множества факторов: правильного выбора самой выставки, места арендуемой площади в павильоне, подготовки сотрудников и их грамотной организации работы на стенде и,  конечно же, от оформления стенда и способа подачи компании, продукции, услуг. 
Проанализируйте и зафиксируйте все моменты, которые помогут вам при подготовке к следующей выставке избежать повторных ошибок и совершенствовать стенд. Оцените, насколько стенд привлекал внимание посетителей, было ли удобно покупателям выбирать ювелирные изделия, хорошо ли они были освещены, достигли ли вы поставленных перед выставкой целей. Поделитесь полученной информацией с застройщиком стенда, это позволит ему учесть ваши пожелания при проектировании следующего стенда. 
Надеемся, что наши рекомендации помогут вам учесть все нюансы разработки стенда и сделать участие в выставке максимально результативным.

Статья подготовлена ООО «ГрадиЭкспо»
Обратная связь

Задайте интересующий Вас вопрос нашим специалистам

Задать вопрос
Ваш E-mail:

Отправить

Контакты

Россия, 196608, г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, ул. Новодеревенская, д. 19, лит. А.  

Карта проезда

тел: +7 812 334-89-37, 334-89-36
E-mail: commerce@expogradi.ru